Начиная с марта 2020 года большинство деловых переговоров и обучающих мероприятий проходят онлайн. Эксперты платформы ClickMeeting собрали ценные практические рекомендации о том, как организовать и провести вебинар в интернете. Из этой статьи вы узнаете что делать, чтобы онлайн-трансляция прошла без сумбурного общения нескольких спикеров, неловких пауз и других проблем организационного характера.

Советы спикеру и организаторам

Запустите несколько компьютеров и экранов

Во время лекции важно максимально визуализировать фигуру ведущего и наладить продуктивный обмен информацией с аудиторией. Справиться с этой задачей легче, если параллельно запустить трансляцию на двух или трех экранах.

При этом хватит одного микрофона и динамика, а остальные нужно отключить. А вот камеры лучше оставить включенными. Пусть снимают ведущего под разными углами — это обеспечит более реалистичный эффект присутствия спикера на мероприятии.

Несколько экранов во время проведения вебинара онлайн удобны и с практической стороны. Например, один из них можно использовать для демонстрации экрана, второй, для работы с видео контентом, а третий, чтобы наблюдать за участниками встречи. В таком режиме спикеру и модератору намного легче держать руку на пульсе событий.

Дополнительные экраны удобны и с точки зрения подстраховки. Если один компьютер выйдет из строя, второй или третий все равно останутся в рабочем состоянии и прямой эфир продолжится без задержек.

 

Условная виртуальная комната

Результативная встреча возможна только по четким, заранее установленным правилам. Это особенно актуально для проведения вебинаров.

Создать условную виртуальную комнату предельно просто. Пусть каждый активный участник мероприятия возьмет лист бумаги и нарисует изогнутую линию в форме подковы. Вдоль этой линии нужно поставить цифры.

Каждая из них символизирует конкретного спикера и номер его выступления. Когда перед участниками будет лежать такая шпаргалка, проводить вебинар станет намного легче. Люди перестанут путаться и перебивать друг друга, пытаясь начать свое выступление без очереди.

Порядок выступлений обычно планируют по часовой стрелке слева направо.

Вот еще несколько полезных рекомендаций:

  • Чтобы хорошо слышать голос каждого спикера, попросите участников отключить звук во время выступления.
  • Нельзя отключать камеру во время встречи, отвлекаться на разговоры за кадром тоже крайне нежелательно.
  • Если встреча длится долго, установите один или несколько перерывов и четко соблюдайте тайминг.
  • Договариваться о начале следующего выступления удобнее в чате, чтобы не мешать выступлениям других участников и не засорять эфир.
  • Если спикеры и другие гости не знакомы с особенностями программного обеспечения, проведите инструктаж, чтобы не тратить на это время встречи.

Правило 3 к 1

Это распространенная ошибка, когда сотрудники одной или нескольких компаний соединяют онлайн и офлайн встречу. Обычно так бывает, когда возле одного компьютера собирается целая команда коллег.

Когда в онлайне находятся лишь несколько сотрудников, а другие только присутствуют в помещении, многие участники встречи не попадают в кадр и банально не видят друг друга. Все, кто находятся далеко от микрофона, будут плохо слышать спикера в онлайне и наоборот. Участники, сидящие в интернете, скорее всего, не услышат людей, которые пытаются что-то сказать за кадром.

Выход из ситуации простой. В онлайне должны присутствовать все, кто будет выступать и кому важно слышать выступление спикеров. Если ноутбуков, компьютеров или планшетов на всех не хватает, максимальное число людей возле одного устройства не более трех.

Следуйте этому правилу, чтобы все участники хорошо слышали и видели друг друга. Когда возле одного компьютера находятся всего три человека, один из них всегда может сесть поближе к микрофону и улучшить качество передачи голоса.

Проверка системы

Даже тщательно спланированная организация проведения вебинаров часто оборачивается провалом из-за технических проблем. Иногда спикер не может запустить трансляцию или загрузить презентацию. В результате мероприятие начинается с опозданием, а расстроенные участники отключаются один за другим. Поэтому ведущему стоит зайти в комнату минимум за 10-15 минут до начала встречи и проверить хотя бы базовые настройки площадки.

Как-организовать-и-проводить-онлайн-встречи

Платформа для вебинаров ClickMeeting

Чек-лист проведения вебинара

Если вы уже определились, на какой платформе проводить вебинары, используйте этот чек-лист, чтобы не упустить ничего важного. Здесь целых 13 шагов, но если регулярно следовать этой инструкции, вы доведете проверку до автоматизма. Итак, о чем нужно обязательно помнить перед тем, как провести вебинар самому?

Установите правила

С этого нужно начинать всем, кто хочет узнать, как организовать вебинар, который пройдет интересно, динамично и без осложнений. Объясните каждому участнику и гостю его роль, чтобы избежать недоразумений во время трансляции.

  • Выделите время для вопросов и сразу скажите об этом. В зависимости от формата мероприятия со спикером общаются в конце, в начале встречи или прямо во время трансляции. Главное — заранее предупредить всех о своих планах.
  • Поясните, нужно ли гостям комментировать ваши слова в чате или достаточно просто внимательно слушать доклад.
  • Дайте краткую инструкцию собравшимся на случай технических сбоев и неполадок. Все эти моменты стоит озвучить перед тем, как вы приступите к основной части.
  • Дайте собравшимся понять, что по факту вебинар ничем не отличается от встречи в оффлайне. Поэтому гостям важно все время находиться в онлайне, не отходить от компьютера и быть готовым реагировать на происходящее, например, комментариями в чате.

Часовые пояса

Обязательная часть организации вебинара — согласование времени трансляции и часовых поясов всех ключевых участников. Поинтересуйтесь, в каком регионе находятся спикеры, гости и найдите максимально приемлемое время встречи для всех сторон.

Простой и понятный план

Составить пошаговую инструкцию к выступлению из 10-15 пунктов займет несколько минут, если вы уже хорошо подготовились и знаете тему. Тезисный план необходим. Он помогает не отклоняться от намеченного курса, сделать выступление последовательным и не упустить ничего важного.

С помощью плана удобнее рассчитать тайминг встречи. Например, можно дополнительно указать, сколько времени вы хотите потратить на освещение каждого вопроса.

Так вы легко рассчитаете продолжительность мероприятия, а также поймете какие дополнительные материалы и в каком порядке понадобятся для выступления.

Подробная презентация

Если план встречи больше нужен спикеру, то подробная презентация необходима всем. Она помогает ведущему и участникам сконцентрироваться на основных моментах доклада и визуализировать сказанное голосом.

Когда у слушателей задействована слуховая и зрительная память, материал усваивается намного лучше. После завершения встречи обязательно разошлите презентацию всем участникам, а также тем, кто по каким-то причинам не смог посетить эфир.

Рассылка материалов

Все инструкции и документы лучше заранее разослать участникам встречи. Оптимально запускать рассылку с материалами, планом встречи и правилами мероприятия за 24 часа до старта.

Начинайте вовремя

Современная публика избалована сервисом и хорошим контентом. Если позволите себе опоздание больше, чем на 5-10 минут, найдутся недовольные. Они будут высказывать негативное мнение в чате, а возможно и напишут плохой отзыв в сети. В любом случае при таком отношении атмосфера будет неблагоприятной уже на старте. Поэтому соблюдение тайминга — must have для каждого спикера

Представьтесь

Выделяйте на самопрезентацию минимум десять минут, особенно если вещаете для большой аудитории которая плохо знакома с вами, как со специалистом. Расскажите чем занимаетесь, какие свои навыки считаете самыми сильными, какими заслугами, кейсами и званиями гордитесь. Подробный рассказ о себе демонстрирует, что вам нечего скрывать и располагает аудиторию большему доверию.

Познакомьте участников

Это одна из главных особенностей проведения успешного вебинара. Активизировать всех и сразу помогает перекличка. Если собралась небольшая компания коллег, спросите о последних новостях в компании и на рынке.

Если размышляете, как провести онлайн-встречу с незнакомой аудиторией, спросите из каких городов гости и кто они по профессии. Ненавязчивая беседа сделает атмосферу более уютной, доброжелательной и поможет настроиться на дальнейшую продуктивную работу.

И главное правило — решитесь и проводите свой первый вебинар. Один час практики дает больше, чем тысячи часов теории. Вы уже провели несколько онлайн-трансляций и не довольны результатом? Не останавливайтесь на достигнутом, продолжайте расти и развиваться, потому что вы движетесь в правильном направлении.